1. Chứng từ kế toán :
- Bảng chấm công
- Phiếu xác nhận sảnphẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành
- Phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Bảng thanh toán lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng phân bổ lương
- Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
2. Tài khoản sử dụng
§ TK 334 “ Phải trả cho công nhân viên” : TK này được dùng để phản ánh các khoản phải trả cho công nhân viên của DN về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của DN. Nội dung và kết cấu của TK 334
TK 334 “ Phải trả cho công nhân viên”
SDĐK : phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương , tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động tồn đầu kỳ
SDĐK : Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động tồn đầu kỳ
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tínhchất lương, BHXH và cáckhoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Tổng số phát sinh Nợ
Tổng số phát sinh Có
SDCK : phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương , tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
SDCK : Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
TK 334 có 2 TK cấp 2
TK3341 – Phải trả công nhân viên
TK3348 – Phải trả người lao động.
§ TK 338 “Phải trả phải nộp khác”
TK 338 “Phải trả phải nộp khác”
SDĐK: Khoản đã trích chưa sử dụng hết còn tồn đầu kỳ
- BHXH phải trả cho công nhân viên.
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ quy định
- Chi kinh phí công đoàn tại DN.
- BHXH, KPCĐ vượt chi đượccấp bù
- Khoản BHXH và KPCĐ đã nộp lên cơ quan quản lý cấp trên.
- Chi mua BHYT cho người lao động
Tổng số phát sinh Nợ
Tổng số phát sinh Có
SDCK: Khoản đã trích chưa sử dụng hết
TK 338 có các TK cấp 2 như sau :
TK 3382 : KPCĐ
TK 3383 : BHXH
TK 3384 : BHYT
3. Định khoản nghiệp vụ phát sinh :
(1) Khi tạm ứng lương cho người lao động, căn cứ số tiền thực chi phàn ánh số tiền chi tạm ứng, kế toán ghi :
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
(2) Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán lương hoặc bảng phân bổ lương, kế toán xác định số tiền lương phải trả cho người lao động tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan:
Nợ TK241 : Đối với tiền lương trả cho bộ phận XDCB
Nợ TK 622 : Đối với công nhân trực tiếp sản xuất.
Nợ TK 623 : Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 : Đối với công nhân phục vụ và quản lý tại phân xưởng.
Nợ TK 641 : Đối với nhân viên thuộc bộ phận bán hàng.
Nợ TK 642 : Đối với nhân viên thuộc bộ phận quản lý DN.
Có TK 334 : Tổng số tiền lương phải trả.
Ghi chú : số tiền ghi Bên Nợ của các TK trên bao gồm : Tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương, tiền ăn giữa ca của công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phục vụ và quản lý phân xưởng, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý DN.
(3) Hàng tháng, căn cứ tổng tiền lương thực tế phải trả cho các đối tượng và tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định, kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ :
Nợ TK 622 : 19% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp SX.
Nợ TK 627 : 19% trên tổng tiền lương phải trả cho CN phục vụ và QLPX.
Nợ TK 641 : 19% trên tổng tiền lương phải trả cho NV bộ phận bán hàng.
Nợ TK 642 : 19% trên tổng tiền luơng phải trả cho NV bộ phận QLDN.
Nợ TK 334 : 6% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng.
Có TK 338 : Tổng mức trích BHXH, BHYT,KPCĐ.
( Chi tiết : 3382, 3383, 3384)
(4) Khi xác định tiền thưởng phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng:
Nợ TK 431(4311)
Có TK 3341
- Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng
Nợ TK 3341
Có TK 111, 112
(5) Khi tính BHXH phải trả cho công nhân viên (Trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động)
Nợ TK 3383
Có TK 334
- Khi thanh toán BHXH cho CNV
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
(6) Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên (như tiền tạm ứng còn thừa, tiền bồi thường, tiền phạt, nợ phải thu khác, …) :
Nợ TK 334
Có TK 141 : Tiền tạm ứng
Có TK 1388 : Tiền bồi thường và các khoản phải thu khác
(7) Khi tính thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên phải nộp cho nhà nước theo quy định :
Nợ TK 334
Có TK 3335
(8) Khi thanh toán lương còn lại cho CNV
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
(9) Khi giữ hộ lương cho CNV (tiền lương CNV chưa lãnh sau khi phát lương)
Nợ TK 334
Có TK 3388
(10) Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho CNV bằng sản phẩm, hàng hoá :
- Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Nợ TK 334 : Tổng giá trị thanh toán
Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ (giá chưa thuế)
Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp
- Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Nợ TK 334 : Tổng giá trị thanh toán
Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ (giá có thuế)
(11) Căn cứ chứng từ nộp tiền cho cơ quan quản lý về BHXH, BHYT, KPCĐ
Nợ TK 338 (3382, 3383,3384)
Có TK 111, 112
(12) Chi tiêu kinh phí công đoàn tại DN :
Nợ TK 3382
Có TK 111, 112
(13) Khoản trợ cấp BHXH, Doanh nghiệp đã chi theo chế độ được cơ quan BHXH hoàn trả, khi nhận được khoản hoàn trả :
Nợ TK 111,112
Có TK 338 (3383)
(14) BHXH, KPCĐ vượt chi đượccấp bù
Nợ TK 111,112
Có TK 338 (3382,3383)